Преимущества электронного документооборота

Деятельность любой компании связана с подготовкой и переработкой большого количества документации, поэтому при работе с информационными ресурсами компании требуется грамотный подход. Эффективный документооборот в последнее время является обязательным компонентом эффективного управления, автоматизация этого процесса позволяет значительно повысить управляемость хранением и движением любых типов данных в пределах предприятия. Системы электронного документооборота создают новое поколение систем автоматизации организаций, целью которых является не искоренение бумажной документации, а формирование эффективной среды управления и функционирования компании.

Корректное создание, систематизация и надежное хранение материалов –  это базовая функция электронного документооборота.

Преимущества внедрения ЭДО

Внедрение СЭД на предприятии позволяет достигать разных целей, основными ориентирами становятся:

•        Лучшая управляемость компанией. С внедрением СЭД создается единое хранилище документов с возможностью разграничения прав доступа к ним. Можно получить информацию о том, какие именно материалы находятся на обработке, сколько времени она занимает, таким образом повышается исполнительская дисциплина и пр. Можно оперативно проконтролировать выполнение конкретных заданий. Еще одно преимущество – получение максимально достоверной и полной аналитической информации об объемах обрабатываемой документации, количестве времени, затраченного каждым исполнителем, и пр.

•        Рост уровня качества работы компании. Проявляется в уменьшении времени обработки поступающих извне запросов, сокращении числа совершаемых в процессе обработки ошибок. В результате тратится меньше времени на поиск требуемой бумаги, ее согласование, обработку, разрабатываются шаблоны документов.

•        Внедрение современного ПО для автоматизации процессов обработки. Здесь в приоритете четкость и прозрачность контроля доступа, рост эффективности применения данных, улучшение работы персонала и пр.

Компания получает множество преимуществ от успешной реализации основных функций СЭД, в том числе:

•        повышается точность и скорость осуществляемой работы, что положительно сказывается и на лояльности клиентов;

•        достигается рост мобильности предприятий с позиции адаптации к внешней среде;

•        улучшается взаимодействие сотрудников в пределах компании.